5. Книга для записи протоколов общого собрания членов.
6. Книга для записи членов.
7. Книга членских заявлений.
В маленьких обществах, где сношения и регистратура не могут быть значительными, нет надобности заводить переплетенные, дорого-стотощия книги:—их роль весьма удобно выполнят самые обыкновенные тетради.
Книги, между прочим, следует менять ежегодно, за исключением № 5.
Дела, т. е. собрания бумаг по тому или иному вопросу, для удобства в хранении и пользовании, следует сохранять в больших конвертах из серой оберточной бумаги; *) с течением времени однородные пакеты можно вкладывать в одну общую пайку.
»Бумажное™ “, — т. е. излишней переписки, чрезмерной канцелярщины,—следует избегать, но то немногое, что при работе общества является неизбежным, должно выполнять в высшей степени точно и аккуратно. Особенно нуждается в таком ведении дневник занятий, из которого потом деятелям приходится черпать и опыт, и данные, и примеры...
При большом развитии переписки общество может завести гектограф или иной какой-либо прибор соответствующого назначения. Требуется на это разрешение полиции. (Заявление с двумя 75 коп. марками подается исправнику или начальнику уезда).
Секретарь хранит печать общества и оффи-
*) В каждый пакет вкладывается также подробный реестр документам.
шальные издания последняго. Он докладывает в заседании правления текущия дела и составляет годовой отчет. По выходе из должности сдает все делопроизводство не иначе, как по описи.
Казначей хранит суммы общества и ведет точную приходо-расходную отчетность. Последняя требует и большого труда, и внимания. Всякий промах, всякая неясность могут сильно повредить делу, породив сомнения и недоверие в среде членов и сторонних наблюдателей. Следовательно,—казначей, кроме высокой честности, должен обладать еще ценным качеством аккуратности и некоторыми познаниями в математике.
Ясность и точность отчетности достигается:
а) подробными записями в денежных книгах, которые необходимо вести по форме, вполне доступной пониманию большинства членов, и
б) точностью и полнотой оправдательных документов на каждую статью книги.
В небольших обществах обычно ведется одна основная книга — приходо-расходная — по простейшему типу. В обществах с широкими операциями "уже вводится ряд книг по типу какой-либо более или менее удобной бухгалтерии (таких обществ вообще мало и говорить о них подробно не приходится).
Затем имеется книга квитанционная, отмечающая всякий приход. Наконец — тетрадь оправдательных документов. В число последних входят:
1) талоны комитета, или правления, разрешающие известный расход; 2) квитанции различных учреждений (казначейския, почтовые, накладные жел. дорог и пр.) и 3) расписки
